15 công cụ tối ưu hóa Microsoft Office

Trong bài này chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn về một số download. Đây là các download có thể tạo ra sự khác biệt, chúng có thể giúp bạn sử dụng Outlook, Word, Excel và PowerPoint một cách hiệu quả hơn. Với các download này, bạn có thể tạo các file PDF miễn phí, sử dụng Excel để thực hiện công việc, nén lại các file PowerPoint nặng và nhiều hành động khác nữa. Và có một điều trong số chúng hầu như là miễn phí.

Các download Office chung

Ba download dưới đây là ba download khởi đầu cho sự tìm kiếm trợ giúp với Office. Với ba chương trình này, bạn có thể khôi phục các khóa sản phẩm đã mất, xóa các thông tin riêng tư để tránh bị xâm hại hay thậm chí thay thế Office bằng một chọn lựa miễn phí.

ProduKey

Nếu bạn cần cài đặt lại Office hoặc một số thành phần của Office bạn cần phải có khóa sản phẩm của phần mềm này –nhưng nếu bạn không thể tìm thấy chúng ở đâu trong CD cài đặt của mình thì khi đó bạn phải làm gì để tìm ra nó?

Hãy download phần mềm ProduKey. Sau đó chạy chương trình, chương trình này sẽ hiển thị tất cả các khóa cho mọi sản phẩm của ứng dụng Microsoft Office của bạn; nó cũng hiển thị cho Windows, Windows Server và Microsoft SQL Server. Khi bạn có được khóa sản phẩm rồi, lúc đó là phần công việc cài đặt lại của bạn. Với những chuyên gia kỹ thuật hoặc các quản trị viên mạng, công cụ này còn có một số tùy chọn dòng lệnh khác, chẳng hạn như nó còn có thể cho phép bạn thu được khóa sản phẩm từ một máy tính từ xa và lưu các thông tin khóa sản phẩm này vào một file văn bản.

Download ProduKey | Giá cả: miễn phí

Metadata Analyzer

Những gì bị ẩn trong các tài liệu Microsoft Office đều có thể làm hại đến bạn. Có nhiều thứ hơn những gì bạn có thể hình dung đang bị che dấu trong các tài liệu Office của bạn, bất cứ ai đó nhận và xem chúng đều có thể thấy mọi thứ. Các tài liệu đều lưu giữ phần văn bản, tên của tác giả, quá trình xem và markup, các cell ẩn, các trang bảng tính ẩn và tổng số cũng như thời gian xem, bên cạnh đó còn có các thông tin chi tiết khác.

Nếu ai đó cho rằng điều này không có vấn đề gì thì cần phải xem xét lại. Vào năm 2006, Google đã tình cờ thông báo với toàn thế giới về các dự thảo tài chính nhậy cảm vì hãng này đã được post một trình diễn PowerPoint có chứa các lưu chú có các thông tin quan trọng. Vào năm 2003, phụ tá về truyền thông cho Thủ tướng Anh Tony Blair, Alistair Campbell, đã phát hành một tài liệu word với các thông tin ẩn đã chứng tỏ rằng chính phủ Anh đã sử dụng các tài liệu với tư cách là cách bào chữa cho sự dính líu của họ trong cuộc chiến Iraq.

Chương trình miễn phí này sẽ bảo đảm cho những vấn đề như vậy sẽ không xảy ra. Hãy trỏ nó đến bất cứ tài liệu nào và chương trình sẽ phân tích file, hiện cho bạn tất cả các thông tin riêng tư bị che dấu bên trong. Sau đó sẽ xóa hết các thông tin đó.

Download Metadata Analyzer | Giá cả: Miễn phí

OpenOffice

Microsoft Office có giá đến hàng trăm đôla, điều này phụ thuộc vào phiên bản mà bạn mua. Nếu bạn đang tìm kiếm một bộ office mới nhưng không muốn mất nhiều tiền, hãy lựa chọn phần mềm này vì nó là một phần mềm miễn phí và tính năng cũng rất mạnh. Chương trình này có một bộ xử lý văn bản, trang bảng tính và chương trình trình diễn, cơ sở dữ liệu và chương trình vẽ, thậm chí cả một bộ tính toán toán học.

Không cần lo lắng về khả năng tương thích với các định dạng của Microsoft Office: OpenOffice có tất cả các định dạng đó cũng như các định dạng mã nguồn mở. Mỗi chương trình trong bộ phần mềm đều cung cấp đầy đủ những gì bạn cần.

Nếu bộ phần mềm miễn phí này có nhược điểm nào thì đó sẽ chỉ là giao diện không được bắt mắt như giao diện của bộ Microsoft Office. Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc về tính miễn phí của nó, đây sẽ làm một lựa chọn lý tưởng cho những ai không muốn tốn kinh phí vào một bộ phần mềm đắt tiền.

Download Open Office | Giá cả: Miễn phí

Các download của Outlook

Outlook là một chương trình có nhiều ưu điểm nhưng cũng có nhiều vấn đề làm người dùng chưa thực sự hài lòng. Thể hiện ở sự không hài lòng là nó khá cồng kềnh và chạy chậm, tuy nhiên lại thực hiện công việc của bạn khá tốt. Có rất nhiều công cụ có thể cải thiện được được những điềm yếu này của Outlook – những công cụ này được một số người dùng rất ưa thích. Bạn có thể cắt e-mail clutter, tìm kiếm các thông tin Outlook một cách nhanh chóng, giảm kích thước của ứng dụng lớn cồng kềnh, quản lý các đính kèm tốt hơn và,…

Xobni

Nếu bạn chịu đựng một lượng email quá tải và muốn có các tính năng khác với Outlook thì đây chính là chương trình bạn cần, chương trình này sẽ giúp bạn tìm kiếm các thông báo, liên lạc và bất cứ thứ gì trong Outlook một cách dễ dàng. Nó là một add-in tốt nhất cho Outlook mà tôi từng sử dụng.

Chương trình này chạy như một sidebar của Outlook. Với mỗi một email, nó sẽ hiện các thông tin về người mà bạn đang liên lạc, gồm có cả các cuộc trò chuyện mà bạn đã có với họ; về bản chất, chương trình thiết lập một danh sách có dẫn đối với mỗi email giữa hai người. Bạn sẽ thấy một danh sách các file mà bạn đã trao đổi cũng như số điện thoại của người đó và danh sách người mà bạn đã trao đổi các thông điệp. Nó gồm các biểu tượng gửi email và cũng như lập lịch biểu cho các cuộc meeting thông qua Outlook. Với những người thích các bảng thống kê, tổng số các thông báo mà bạn đã trao đổi sẽ xuất hiện ở trên đỉnh màn hình và cùng với nhiều thông tin thú vị khác.

Add-on này còn cung cấp khá nhiều vấn đề khác, trong đó phải kể đến tiện ích Xobni Analytics, đây là tiện ích sẽ cho phép bạn có thêm nhiều thông tin hơn về những gì cần thiết khi sử dụng email của mình. Muốn biết số lượng thời gian trung bình bạn đáp trả mọi người hàng ngày, hàng tháng, hoặc hàng tuần cũng đều có ở đây.

Download Xobni | Giá cả: Miễn phí

Lookeen

Add-in cho Outlook 2003 và 2007 này giúp bạn thực hiện các công việc tìm kiếm nhanh hơn, cung cấp một số công cụ cho việc quản lý và tìm kiếm email.

Chương trình này được tích hợp trực tiếp vào Outlook chính vì vậy bạn không cần phải thực hiện như kiểu chạy một chương trình riêng khi thực hiện tìm kiếm. Nó cũng có các công cụ khác, các công cụ này có thể giúp bạn liệt kê tất cả các cuộc trò chuyện với một liên lạc nào đó và hiện tất cả các thông báo email cho một ngày, một tuần hay tháng nào đó. Chương trình cũng tự động tóm lược các thông báo.

Lookeen thực hiện công việc của nó bằng cách đánh chỉ số các file và sau đó tìm kiếm các chỉ số đó thay cho việc tìm kiếm toàn bộ kho dữ liệu. Bạn phải đợi một chút thời gian trước khi sử dụng chương trình này; chương tình sẽ cần đến 20 phút đề kết thúc việc đánh chỉ số ban đầu của nó.

Download Lookeen | Giá cả: Miễn phí

SendShield

Bạn có bao giờ lo lắng về việc gửi các tài liệu Word có chứa các thông tin riêng tư trong đó? Chương trình này cũng giống như Metadata Analyzer có thể giải quyết được vấn đề đó. Khi bạn gửi một tài liệu Microsoft Office trong Outlook, tiện ích này sẽ kiểm tra các thông tin riêng tư của tài liệu. Sau đó nó sẽ hiển thị cho bạn kết quả và cho phép bạn xóa các thông tin đó. Chương trình sẽ chỉ xóa các thông tin từ copy mà bạn gửi; không hề động chạm đến file gốc.

Download SendShield | Hiện chưa có giá cụ thể nhưng cho phép dùng thử

Outlook Duplicate Items Remover

Thông tin sao chép – nhiều bản copy của các thông báo email, liên lạc và các thông tin chi tiết khác – thường làm cho Outlook trở lên bừa bộn. Nó có thể phát sinh vì bạn có thể đã import dữ liệu từ một phiên bản trước đó của Outlook hoặc nó có thể hiện hữu mà không có lý do rõ ràng nào.

Tiện ích miễn phí có tên Outlook Duplicate Items Remover sẽ giải quyết cho bạn vấn đề này, tiên ích này sẽ được thêm vào với tư cách là một tùy chọn menu mới trong Outlook, sẽ loại trừ được những sao chép cho bạn. Kích tùy chọn menu ODIR, sau đó chọn Remove Duplicate Items và chọn một thư mục. Sau đó kích Remove Duplicate Items. Chương trình sẽ diệt các bản copy, nhưng nó sẽ chỉ giữ một backup trong trường hợp bạn muốn khôi phục mọi thứ.

Download Outlook Duplicate Items Remover | Giá cả: Miễn phí

Kopf Outlook Attachment Remover

Có lẽ hầu hết các phàn nàn phổ biến nhất về Outlook chính là dung lượng “phình lên” của chương trình. Nó lưu tất cả dữ liệu của nó, gồm có các thông báo và các đính kèm trong một file .pst – và file đó có thể tăng dung lượng đến phi thường, đặc biệt nếu bạn có nhiều đính kèm. Kết quả là Outlook load và chạy ngày càng chậm và nếu file .pst trở thành quá lớn thì máy của bạn sẽ có thể gặp vấn đề.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn giữ các đính kèm của mình, nhưng lại không muốn file .pst phình to? Hãy sử dụng chương trình thông minh này, chương trình này sẽ lưu các đính kèm vào máy tính của bạn và xóa chúng khỏi file .pst của bạn. Sau đó nó sẽ liên kết email của bạn trực tiếp đến đính kèm này, chính vì vậy các đính kèm sẽ xuất hiện và hiện hữu trong Outlook.

Download Kopf Outlook Attachment Remover | Giá cả: Miễn phí

OutlookTools

Outlook là một chương trình phức tạp với nhiều tùy chọn. Thông thường các tùy chọn này bị ẩn dưới nhiều menu khác nhau và một số tính năng mà bạn có thể chưa bao giờ tìm ra.

Tiện ích miễn phí này sẽ giúp đơn giản hóa cấu hình của Outlook. Trong một flash, bạn có thể truy cập vào tất cả các thiết lập và các thư mục file của Outlook cũng như có thể chạy các công cụ khắc  phục sự cố, chẳng hạn như công cụ sửa các file .pst bị lỗi. Bạn cũng có thể giải quyết một trong những vấn đề bực mình hơn với Outlook đó là: Việc đòi khóa các kiểu file nào đó của chương trình vì nó coi các file đó không an toàn. Ứng dụng này sẽ mở khóa bất kỳ kiểu file nào mà bạn muốn.

Thêm vào đó, chương trình cũng cho phép bạn sử dụng Outlook với bất kỳ một trong những switch nào, cho phép bạn tùy chỉnh khi nào và cách Desktop Alerts sẽ xuất hiện đề thông báo cho bạn biết rằng mail mới đã đến. Bạn có thể thay đổi cách thể hiện các cảnh báo cũng như chỉ định khoảng thời gian chúng hiện hữu.

Download OutlookTools | Giá cả: Miễn phí

MAPILab Toolbox for Outlook

Đây là môt bộ nâng cao các tính năng của Outlook với 18 add-on, 18 add-on này sẽ làm cho các công việc thực hiện với email của bạn tỏ ra hiệu quả hơn. Cho ví dụ, một add-on sẽ kiểm tra xem bạn có quên nhóm một đính kèm với một email sẽ gửi đi hay không, trong khi một add-on khác lại cho phép bạn xác định xem các đính kèm có an toàn hay không. Bạn cũng có thể lập lịch trình các thông báo nào đó để có thể được gửi trong một thời điểm nào đó trong một ngày nào đó, gửi các email dưới dạng các đợt, tự động điền văn bản vào các thông báo,…

Chương trình này được tích hợp vào Outlook, chính vì vậy bạn có thể bật hoặc tắt nó một cách dễ dàng. Nhấn mạnh thêm là chương trình này sẽ rất hợp với những người điều hành doanh nghiệp của riêng họ.

Download MAPILab Toolbox for Outlook | Giá cả: 24$ (Cho dùng thử)

Các download của PowerPoint và Microsoft Word

PowerPoint và Word không có nhiều download hữu dụng như Outlook nhưng một số download khác cũng có một số download đáng xem xét. Nếu bạn muốn kích thước file nhỏ, hãy tìm các slide của PowerPoint nhanh hoặc in sang định dạng PDF, ở đây có một số công cụ cho bạn thực hiện điều đó.

Slideboxx

Đây là một công cụ tuyệt vời cho những người sử dụng PowerPoint. Với chương trình này, bạn có thể tìm thấy các slide đặc trưng cho bất cứ trình diễn nào với một tốc độ đáng lưu ý, kết hợp các slide này vào các trình diễn mới. Slideboxx đánh chỉ số tất cả các trình diễn của bạn và mỗi tìm kiếm của bạn đều được thông qua chỉ số thay cho thông qua bản thân các trình diễn, chính vì thế việc tìm kiếm sẽ diễn ra nhanh hơn.

Khi bạn thực hiện việc tìm kiếm, chương trình sẽ hiển thị các kết quả dưới dạng các thumbnail, vì vậy bạn có thể định vị một cách ngay lập tức đến các slide mong muốn. Khi tìm thấy chúng, bạn có thể kéo chúng vào panel trình diễn trên phần bên phải của màn hình và sau đó xây dựng toàn bộ các trình diễn mới từ các slide đó. Đây chính là một cách tiết kiệm thời gian tuyệt vời cho những ai dùng lại những slide của PowerPoint.

Download Slideboxx | Giá cả: 99$ (Cho dùng thử)

PPTminimizer

Việc gửi đi các file lớn thông qua email hiện nay là một vấn đề rất khó. Nhiều ISP đưa ra những hạn chế về kích thước của các file đính kèm, đôi khi nhỏ hơn 5MB. Chính vì vậy nếu bạn cần gửi các trình diễn của PowerPoint – hoặc thậm chí các file Word lớn – thì quả là một điều khó.

PPTminimize là một giải pháp tuyệt vời cho vấn đề này. Nó sẽ nén kích thước của các file PowerPoint hoặc Word mà không đụng chạm đến định dạng gốc và hình thức của chúng.

Với sự trợ giúp đó, bạn có thể lưu tiết kiệm được rất nhiều không gian. Trong các lần test thử của chúng tôi, nó có thể giảm được khoảng 25% đến 84%. Chương trình sẽ để lại các nguyên bản của bạn và tạo các copy nhỏ hơn. Hãy chọn bất cứ file nào mà bạn muốn nén và lệnh cho chương trình thực hiện công việc của nó. Chương trình này được tích hợp với utlook, Word, PowerPoint và cũng cả Windows Explorer, chính vì vậy bạn có thể nén các file này trực tíêp từ bên trong các ứng dụng.

Chương trình có giá 40$, trong phiên bản dùng thử có một số hạn chế. Bạn chỉ có thể thực hiện 5 tính năng tối ưu nếu không trả tiền đăng ký và 12 tối ưu khi tiến hành đăng ký.

Download PPTminimizer | Giá cả: 40$ (Có bản Demo)

PrimoPDF

Adobe PDF đã trở thành một định dạng file phổ biến trong sử dụng. Nếu bạn muốn giữ lại tất cả các đặc điểm về layout và font của một tài liệu nào đó, PDF sẽ là một giải pháp thích hợp cho việc post các file vào Web, cũng như cho việc tạo các tài liệu sẽ được sử dụng trong in ấn. Nhiều máy in yêu cầu bạn tạo các quảng cáo (brochure), các thẻ doanh nghiệp và nhiều kiểu tài liệu dưới dạng PDF.Đây chính là vấn đề: về mặc định Word không tạo các file dưới định dạng PDF. Nếu bạn sử dụng Word 2007, thì bạn có thể khắc phục vấn đề này bằng cách download một add-in PDF miễn phí của Microsoft. Tuy nhiên nếu bạn đang sử dụng các phiên bản cũ của Word thì thường là bạn cần phải trả tiền để có được khả năng đó.

Trừ khi bạn sử dụng chương trình miễn phí này. Chương trình này sẽ cho phép bạn tạo các file PDF từ bất cứ một tài liệu Word nào – trong thực tế, từ bất cứ tài liệu Office nào, cũng như các tài liệu đã được tạo trong nhiều ứng dụng khác. Nó chạy như một driver của máy in, chính vì vậy cần thực hiện chọn Print, sau đó chọn PrimoPDF như máy in của bạn. Sau khi đó bạn có thể chọn trong một loạt các tùy chọn để tạo các file PDF, chẳng hạn như các thuộc tính tài liệu giống như các từ khóa và tên tác giả, hoặc việc mã hóa tài liệu.

Download PrimoPDF | Giá cả: Miễn phí

Các download cho Excel

Không cần trở thành một chuyên gia về bảng tính nhưng bạn vẫn thực hiện được nhiều công việc với Excel.. Với các download dưới đây, bạn có thể tạo lịch biểu và sử dụng hàng trăm chức năng cho việc quản lý công việc của mình.

Excel Calendar Template

Tên chương trình này đã nói lên tất cả : Nó có chứa template cho Excel để cho phép bạn tạo một lịch biểu. Gồm một số năm 2008, 2009 và 2010 cũng như một số năm trước đây. Lịch biểu này sẽ có cả những ngày nghỉ phổ biến và rất tao nhã cũng như dễ đọc; mỗi tháng là một tab riêng.

Bạn có thể tùy chỉnh giao diện của lịch biểu bằng cách thay đổi lược đồ màu. Thêm vào đó lịch hàng tháng bạn có thể xem qua trong một năm về những phần có lưu ý.

Download Excel Calendar Template | Giá cả: Miễn phí

Business Functions

Nếu bạn sử dụng Excel cho việc kinh doanh của mình thì có sẽ bạn sẽ cần đến add-in miễn phí này, chương trình này có đến 500 chức năng giúp bạn phân tích công việc, lên dự thảo hay kiểm tra. Cần thực hiện đặc biệt cho hoàn thực, chẳng hạn như những gì đó cần phải thực hiện với việc đi thuê? Chúng đều nằm ở đây. Bên cạnh đó chương trình còn có các chức năng cho các lĩnh vực kinh tế khác, cũng như hàng trăm chức năng mới những mục đích chung.

Không cần chạy chương trình này một cách độc lập; chương trình này được tích hợp trực tiếp vào Excel và sẽ hiện hữu trong các tùy chọn menu. Dù bạn có muốn gì đi cho công việc của bạn thì nó đều có thể đáp ứng, phần mềm này còn có cả bộ tạo biểu đồ thời gian và,…

Download Business Functions | Giá cả: Miễn phí