9 bí mật thú vị của Microsoft Outlook

1. Mở Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc

Phải di chuyển chuột quá nhiều lần mỗi khi cần hoán đổi giữa Inbox và Calendar, hay Contacts và Tasks? Hãy nhấn chuột phải vào một trong những nút này và chọn Open in a New Window, bạn sẽ giữ được Contacts và Calendar được mở ở 2 cửa sổ riêng biệt. Các cửa sổ này vẫn mở ngay cả khi đọc thư, dùng tổ hợp Alt-Tab để di chuyển giữa các cửa sổ.

2. Hiển thị ngày tháng ở Calendar

Người dùng có thể chọn hiển thị nhiều ngày tháng cùng lúc, với các ngày liền kề hoặc không bằng cách giữ Ctrl và chọn những ngày tháng muốn xem ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Calendar. Các ngày tháng đã nhấn chọn sẽ xuất hiện dưới dạng cột ở phần hiển thị chính của Calendar. Người dùng cũng có thể hiển thị nhiều ngày liên tục bằng cách giữ chuột và kéo để chọn các ô này.

3. Tùy chọn biểu tượng cờ và phân loại thư

Người dùng có thể đã quen sử dụng biểu tượng lá cờ để đánh dấu các thư cần đọc sau này, hay phân loại thư bằng các màu khác nhau. (Biểu tượng cờ xuất hiện phía bên phải các thư đến trong inbox của Outlook; biểu tượng phân loại là hình vuông lượn tròn nằm bên trái, cạnh biểu tượng cờ.) Người dùng có thể tùy chọn màu mặc định của hai biểu tượng này hoặc thay đổi màu theo ý thích. Đơn giản chỉ cần click chuột phải vào một biểu tượng bất kỳ, chọn Set Quick Click… sau đó chọn biểu tượng bạn muốn sử dụng làm mặc định.

4. Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, giờ

Calendar của Outlook có thể hiểu cả văn bản tiếng Anh dạng cơ bản lẫn những chữ viết tắt trong phần Start Time và End Time. Ví dụ như, thay vì gõ hẳn ngày tháng chỉ cần gõ “next Tue” hoặc “next month”, Calendar sẽ tự động chèn ngày chính xác. (“Next month” tính theo ngày cách ngày hôm nay 1 tháng.) Trong trường thời gian, người dùng có thể gõ “now” hoặc viết tắt như “4p”, Outlook sẽ chỉnh lại là “4:00 pm.” Tương tự, các ký tự viết tắt dạng cơ bản cũng có thể sử dụng với cửa sổ Scheduling, người dùng có thể mở hộp thoại Appointment Recurrence và nhập “next Thursday” vào phần Start, Outlook sẽ trả về ngày chính xác.

5. Điều chỉnh menu Outlook

Làm cách nào để những lệnh thường dùng nhất xuất hiện trên thanh menu của Outlook ? Chỉ cần mở Tools/ Customize, chọn tab Commands và click Rearrange Commands… Trong hộp thoại mở ra có thể đảo các mục trong danh sách lên hoặc xuống, xóa mục không cần thiết và thêm mục nếu muốn. Người dùng cũng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách chỉ định phím nóng “accelerator keys" có thể khởi chạy một mục menu khi gõ một ký tự lúc menu ấy đang mở. Để điều chỉnh hay tạo phím nóng, click chọn Modify Selection trong hộp thoại Rearrange Commands và gõ ký hiệu (&) ngay trước ký tự trong mục menu được chọn là phím nóng.

6. Bổ sung ngày nghỉ vào lịch biểu Outlook

Nếu yêu cầu công việc khiến bạn phải theo dõi những ngày nghỉ hoặc ngày lễ của nước khác, bạn có thể thêm những ngày nghỉ lễ này vào lịch Outlook. Dùng Tools | Options; nhấn tab Preferences, chọn Calendar Options… và chọn Add Holidays…, đánh dấu những ngày cần ghi nhớ.

7. Thêm dữ liệu lịch biểu vào email

Nếu email đang sử dụng thuộc server Microsoft Exchange và cần gửi thư cho một ai đó cũng thuộc Exchange, người dùng có thể thêm dữ liệu từ lịch vào email. Trong cửa sổ soạn thảo thư, chọn trong dải Message (mặc định), chọn Calendar từ nhóm Include và chỉ định khoảng thời gian, mức độ chi tiết. Tùy chọn này không có sẵn nếu tài khoản người dùng thuộc server POP hoặc IMAP.

8. Thêm contact trực tiếp từ thư

Để thêm một người vào danh sách Contacts từ email, bạn mở bức thư đó, click chuột phải vào tên người gửi và chọn Add to Outllok Contacts.

9. Bỏ các add-in không cần thiết

Có thể giúp Outlook 2007 chạy nhanh và êm ái hơn bằng cách bỏ các add-in mà các phần mềm khác đã cài đặt vào. Chọn Tools | Trust Center… click chọn Add-ins, chọn Manage (mục ở dưới cùng), phải đảm bảo COM Add-in là các mục hiện hành, nhấn Go…. Từ hộp thoại COM Add-in người dùng có thể vô hiệu hóa các mục bằng cách bỏ đánh dấu hoặc click chọn Remove để loại bỏ hoàn toàn.