529 mẹo nhỏ máy tính – Làm việc với Word 2007

LỜI KHUYÊN

So sánh các tài liệu theo cách thông minh

Bạn không cần phải mở hai cửa sổ để so sánh các tài liệu trong Word 2007. Hãy vào Review | Compare, và kích Compare lần nữa. Nhập vào hai tài liệu và bạn sẽ thấy được sự khác nhau.

Bảo đảm cho những thay đổi được chấp nhận

Vẫn có thể kiểm tra các thay đổi trong một tài liệu, thậm chí sau khi bạn đã tắt tính năng kiểm tra thay đổi. Bạn phải cho phép (hoặc từ chối) các thay đổi đã được tạo bằng cách vào tab Review và chọn chấp nhận tất cả các thay đổi trong tài liệu (Accept all changes in document). Hãy tỏ ra chuyên nghiệp và kiểm tra tỉ mỉ trước khi lưu thông bản ghi nhớ đó.

Tìm kiếm dữ liệu riêng tư

Trước khi gửi một file, sử dụng lệnh Inspect Document (nằm trong nút Office, kích Prepare). Nó sẽ tìm kiếm các văn bản ẩn và những thông tin khác mà Word không thể hiện.

Bổ sung thêm AutoText vào Toolbar

Làm cho AutoText trở nên dễ dàng trong tìm kiếm trên Quick Access Toolbar: Hãy vào nút Office, Word Options | Customize, dưới phần “Choose commands from”, bạn tìm All Commands. Tìm AutoText và kích Add.

HƯỚNG DẪN

Tăng sự di chuyển của đoạn

Chuyển các đoạn chỉ cần bàn phím. Đặt con trỏ ở trước các đoạn văn bản, giữ Alt-Shift, sau đó sử dụng các phím mũi tên để chuyển nó lên hoặc xuống.

Chèn thước đo ngang

Nếu bạn cần một dòng ngang trong tài liệu, đánh ba dấu nối, đường gạch dưới hoặc dấu bằng liên tục và nhấn Enter. Chúng sẽ tạo một dòng thường, in đậm hoặc dòng kép tương ứng. Nếu không thích dòng đó bạn phải nhấn Undo hoặc Ctrl + Z ngay sau khi tạo ra nó.

Nhảy tới phần công việc trước đó

Khi mở lại một tài liệu Word lớn, hãy nhất Shift-F5 để nhảy trực tiếp vào phần cuối cùng mà bạn đang làm việc.

Xóa bảng một cách dễ dàng

Bạn đã từng xóa một bảng trong Word? Thực sự dễ dàng hơn bạn có thể thấy. Chọn một bảng bằng cách kích vào phần quản lý di chuyển của nó, đó chính là hộp bên phía góc trái trên. Nhấn Delete lúc đó toàn nội dung của các ô sẽ bị xóa, không xóa cả khung kẻ bảng.

Tạo bảng mục lục tự động

Tạo một bảng mục lục cho tài liệu hoàn toàn dễ dàng miễn là tất cả các đầu dòng và đầu đề nhỏ sử dụng Heading 1, Heading 2 hoặc Heading 3 từ phần Styles của tab Home. Chèn Table of Contents từ tab References, lúc này nó sẽ đưa ra bảng mục lục dựa trên các kiểu đó.

Sử dụng đầu đề nhỏ cho style

Không nên tạo tiêu đề nhỏ chỉ là các chữ đậm đơn thuần. Để làm cho chúng phù hợp với kiểu, hãy bôi đen tiêu đề mục nhỏ, kích chuột phải và vào Styles, sau đó chọn Select Text with Similar Formatting. Kiểm tra tỉ mỉ để macro không chọn văn bản mà bạn không muốn, sau đó sử dụng kiểu giống Heading 3 từ phần Styles của tab Home.

Thay đổi font mặc định

Font mặc định của Microsoft Word 2007 khá đẹp nhưng bạn có thể không thích nó. Hãy nhất Ctrl-D, chọn font bạn muốn (cùng với kích thước và màu sắc), kích nút Default. Thao tác này sẽ thay đổi font mặc định trong mẫu Normal, mẫu được áp dụng cho tất cả các tài liệu sử dụng Normal.

Dịch các từ và các câu

Word 2007 sẽ dịch các từ hoặc toàn bộ câu sang tiếng Ả rập, Pháp hoặc Tây Ban Nha khi bạn chỉ định. Hãy vào tab Review và kích vào Translation ScreenTip để thiết lập ngôn ngữ. Di chuyển con trỏ chuột trên từ để dịch nó hoặc chọn một khối văn bản hoàn chỉnh và kích Translate.

Sử dụng AutoText để chèn các mục

Với nội dung lặp lại bạn thường chỉ phải nhập và nhập, quả thật vất vả không cần thiết, Word 2007 đưa ra việc xây dựng các khối văn bản (hoặc đồ họa) để có thể chèn nhờ tính năng AutoText. Chọn văn bản trong tài liệu mà bạn muốn tạo thành một khối, sau đó kích AutoText | Save Selection to AutoText Gallery. Lúc này nó sẽ luôn có sẵn cho thao tác paste tức thì của bạn.

HACK

Chèn văn bản ngẫu nhiên

Bạn có cần đến văn bản mẫu? Đánh =rand() trên dòng cần chèn đoạn mẫu. Các số trong dấu ngoặc đơn chỉ thị số đoạn văn bản và số câu: =rand(5,10) chèn 5 đoạn văn bản với mỗi đoạn 10 câu.

CÔNG CỤ BỔ XUNG

Soạn thảo các tài liệu ảnh

Office có một chương trình có tên gọi Microsoft Document Imaging. Với chương trình này bạn có thể sử dụng nó để thực hiện sự thừa nhận đặc tính thị giác (OCR) trên các mục mà bạn đã scan (lưu chúng dưới các file TIFF). Kích Send Text to Word, lúc đó bạn có thể bắt đầu việc soạn thảo ngay lập tức.